Forms logo

  • Erstellung digitaler Formulare zur Unterstützung der Überwachung von Qualitätskontrollen
  • Automatische Auswertung der Eingaben und Ergebnisse
  • Zentralisierung und Strukturierung von Informationen und Gewährleistung einer rechtzeitigen Auswertung
  • Zeitsparende Fernüberwachung der Daten
  • Vermeidung von Haftungsrisiken bei nicht fristgerechter Durchführung von Tests

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Beschreibung

Was ist FORMS von Qaelum?

Die herstellerneutrale Software FORMS ist das ideale Werkzeug, um digitale Formulare zu erstellen und alle Aufgaben in der Abteilung effizient zu überwachen. Eine flexible Konfiguration hilft dabei, alle Qualitäts- und Optimierungsaktivitäten einheitlich und zuverlässig durchzuführen sowie die Ergebnisse zu dokumentieren und Berichte zu erstellen. Die vielseitige Software ist die perfekte Lösung für eine gut organisierte und auf die jeweiligen Abteilung-Bedürfnisse zugeschnittene Fernüberwachung von Qualitätsaufgaben.

qaelum dose scanner

Warum FORMS von Qaelum?

FORMS ist eine sichere lokale oder auch Cloud-basierte Lösung, auf die von überall aus zugegriffen werden kann und die die Fernüberwachung sowohl für den Ausführenden als auch für den Vorgesetzten einfach und effizient macht. Über eine intuitive Schnittstelle können verschiedene Vorlagen erstellt werden, um die spezifischen Anforderungen der Abteilung zu erfüllen. Nachdem die Benutzer die Qualitätsaufgaben ausgeführt und die Daten eingegeben haben, erfolgen die Überwachung und das Benchmarking mit einem Klick oder ganz automatisch. Werden die Aufgaben nicht fristgerecht ausgeführt, gibt es intelligente Benachrichtigungen, um Haftungsrisiken aufgrund fehlender Dateneingaben und Nichtkonformitäten zu vermeiden. Das System wird mit einer Bibliothek vorkonfigurierter Vorlagen geliefert, die den Startschuss für Ihre Qualitätsüberwachungsmaßnahmen geben.

Die wichtigsten Kernelemente von FORMS von Qaelum

  • Erstellung von Datenstrukturen und digitalen Formularen, die auf zuverlässige und einheitliche Weise mit unserem dynamischen Zero-Code Erstellungswerkzeug verwendet werden können
  • Vereinfachte Datenerfassung von Qualitätskontrollaufgaben und einfache Integration in den täglichen Arbeitsablauf
  • Intelligente Benachrichtigungen vermeiden Haftungsrisiken für fehlende Dateneinträge
  • Ein umfassender Datenzugriff ermöglicht Datenvergleiche und Benchmarking mit einem Mausklick
  • Eine integrierte Reporting-Engine zur Erstellung von Management- oder Konformitäts-Berichten in branchenüblichen Formaten (PDF, MS Word, Excel, PowerPoint)
  • Erweiterbarkeit zur Unterstützung jeder Art von Qualitätsaufgaben
  • Zentrale Schnittstelle für alle qualitätsbezogenen Aufgaben
  • Sichere lokale oder Cloud-basierte Lösung, auf die von überall aus zugegriffen werden kann und die sich perfekt für die Qualitäts-Fernüberwachung eignet.
  • Das FORMS-Modul baut auf unserer hochmodernen modularen Qualitätsplattform FOQAL auf und ermöglicht eine einfache Integration mit anderen Modulen, wie z.B. Contrast Management

 

Erstellung von maßgeschneiderten digitalen Vorlagen

  • Flexibilität bei der Erstellung digitaler Vorlagen für die Datenerfassung
  • Große Auswahl an Feldoptionen für die Dateneingabe, von einfachen Kontrollkästchen bis hin zu Feldern mit erweiterten Algorithmen
  • Gerätespezifische Werte früherer Tests können als Referenzwerte für zukünftige Kontrollen verwendet werden
  • Vorlagen können entweder für Aufgaben pro Gerät oder für allgemeine Qualitätsaufgaben der Abteilung konfiguriert werden
  • Eine Vielzahl von leicht verfügbaren Vorlagen erleichtert den Prozess

Creation of tailor-made digital templates

Durchführung und Aufzeichnung von Qualitätssicherungsaufgaben

  • Mit einer einfach zu bedienenden Schnittstelle ist die Aufzeichnung der ausgeführten Aufgaben ein schneller und effizienter Prozess
  • Je nach Bedarf können die Vorlagen mit Werten, Text, Links oder dem Hochladen von relevanten Dateien ausgefüllt werden
  • Sofortige Rückmeldung, wenn ein Feld ausgefüllt ist, mit einem Farbschema zur Anzeige der Abweichungen vom erwarteten Testergebnis
  • Bei der Übermittlung einer ausgefüllten Vorlage werden die Benutzerdaten automatisch ausgefüllt, um die bereitgestellten Eingaben zu übernehmen

Execution and recording of quality assurance tasks

Bewertung und Identifizierung von Lücken und Fehlern

  • Intelligente Visualisierungen zeigen problematische Testergebnisse auf einen Blick an
  • Kommentare können hinzugefügt werden, um mit dem Vorgesetzten zu kommunizieren und mögliche Probleme zu begründen
  • Details der spezifischen Aufgabe sind direkt verfügbar, um das Problem zu ergründen
  • Mit flexiblen Trendlinien können vergangene und aktuelle Testergebnisse für jedes Feld gemeinsam betrachtet und bewertet werden
  • Wenn ein Test nicht mit den Referenzwerten übereinstimmt, können sofort von der Software aus Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden
  • Möglichkeit, benutzerspezifische Dashboards auf der Grundlage der Formularstruktur zu erstellen

Assessment and identification of gaps and errors

Korrektur von Nichtkonformitäten zur Vermeidung von Haftungsrisiken

  • Moderne Grafiken ermöglichen es, den erwarteten Zeitpunkt von Aufgaben festzulegen, um Haftungsrisiken aus übersprungenen Tests zu vermeiden
  • Intelligente Benachrichtigungen weisen den Vorgesetzten auf fehlende Dateneinträge oder problematische Ergebnisse hin, die ein Eingreifen erfordern
  • Wenn Probleme gefunden werden, hilft die Software dabei die Verbesserungen umzusetzen
  • Der direkte Entwurf eines Verbesserungsplans für ein bestimmtes Gerät oder eine allgemeine Aufgabe, die nicht den Anforderungen entspricht, hilft dabei, schnell zu handeln und so effizient wie möglich Verbesserungen einzuleiten
  • Die Dokumentation der Maßnahmen zur Behebung von Nichtkonformitäten dient als Nachweis für die ständige Qualitätsverbesserung.

Correcting non-conformities to avoid liabilities

Überwachung und Benchmarking

  • Die Überwachung von Qualitätsaufgaben wird vereinfacht, wenn alles auf einer Plattform zentralisiert
  • Eine Unterschriftsoption fordert den Nutzer auf, den Erhalt und die Überwachung zu bestätigen
  • Bei Aufgaben, die auf verschiedenen Geräten ausgeführt werden, ermöglicht das One-Click-Benchmarking einen vollständigen Überblick über die Gesamtleistung
  • Gezielte Interventionen werden dokumentiert und die Auswirkungen auf die Praxis sind direkt sichtbar
  • Die Berichterstattung in verschiedenen Formaten stellt sicher, dass die Ergebnisse und Maßnahmen mit den relevanten Interessengruppen geteilt werden, um den Weg zur Exzellenz zu überwachen.

Supervising and benchmarking

Features

Creating forms

Designing your own template based on the department's needs and quality tasks is a straightforward process. The module offers the possibility to be creative in the visualization, selection of colors and symbols in order to make the template easy to understand for users. Templates can include different tests to be executed, which will be filled in either as values, text or by automatically calculated parameters. Even files like the automated QC report of a scanner can be directly uploaded as input to a test field. There is great flexibility in the configuration of expected input (e.g. data type value, mandatory comment, etc), as well as in the supervision requirements (e.g. supervision obliged). The designed templates can have a generic scope or be linked to specific devices. An unlimited number of templates can be created and the module comes with a variety of readily available templates, like the quality control of monitors.

Creating forms

Performing quality tasks

The execution and supervision of any quality control task is simplified with this module. The user clicks the “Add data” button of the relevant template and fills in the required fields. The description (that can include instructions on how to perform the required test) and the form itself provide the necessary information on what is expected from each test. Either it is a pass/fail criterion or a numerical entry, immediate feedback is always provided for the correctness of each field. Previous tests are also visualized to allow direct evaluation and identification of potential systematic problems. By submitting a filled in template, the user takes ownership of the performed task and corresponding input. This smart interface allows to perform all quality tasks in a uniform, reliable and repetitive way.

Performing quality tasks

Supervision

This module offers the great benefit of having centralized supervision, while the execution of the quality tasks can be completely remote. Users are motivated by easy data access that allows quick evaluations and actions. Trendlines and other charts can be configured per field, test and device. Smart tools and intelligent notifications dedicated to supervisors indicate tests that do not comply, as well as missing entries. This helps to avoid liabilities of tests not performed on time by contacting the responsible persons. Moreover, in the case of non-conformities, further investigation or extra tests can be requested and improvement plans can be initiated from within the application. Reports that can be directly generated in industry standard formats (PDF, MS Word, Excel, PowerPoint) allow to document and communicate the overall process.

Supervision

Benchmark

Quality tests performed on different devices can be compared with a click. Trendlines, bar, and column charts are available for the user’s desired configuration. Benchmarking can include all the values of a test, a selected number of values or a specific time frame. Additionally, the benchmarked devices can be filtered to avoid comparisons between different brands, versions or models when they are not relevant. This way benchmarking is more efficient and leads to significant findings like the need for optimization of a device or extra training of personnel with respect to device operation or specific task performance.

Benchmark

Overall characteristics

This flexible vendor-neutral software is the ideal companion for digitally documenting and reporting all the quality tasks in the medical imaging (or other) department. Functioning in a secure cloud-based platform or optionally on-premise, this module can be accessed from anywhere and thus, it fits perfectly into remote quality monitoring. Moreover, it requires limited investment by the IT department of the hospital, allowing them to focus on other tasks. When combining FORMS with other quality modules of FOQAL like Contrast Management and CT repeat, it becomes a powerful tool to document and disseminate findings, like sentinel reports or optimization plans.

Overall characteristics

Installation and configuration

The FORMS module is a vendor-neutral solution that does not need complex integrations and thus it does not burden your IT department.