coach logo

A software solution to guide your medical imaging department towards

  • Optimized quality
  • Increased efficiency
  • Compliance with legislation, accreditation & certification
  • And management of all your knowledge

Where to buy

  • Description
  • Features
  • B-Quaadril
  • Publications
Description

What is COACH?

COACH a tool for knowledge distribution and compliance management with unlimited standards such as JCI, ACI, HAS, B-QUAADRIL…

Quality & Efficiency. COACH identifies problem areas in your department and allows you to decide which areas need adjustment or improvement. Learn from these insights and let COACH assist your department in its daily work, optimize it and lift your quality to a higher level. This will guide your department towards compliance with the accreditation standards – JCI, QMENTUM/NIAZ, HSO, and with the European Directive (2013/59/Euratom).

Manage your knowledge. COACH is the space where all your knowledge comes together. Firstly, knowledge dispersed within different locations in your department can receive a new home within COACH. It allows everybody to be able to view relevant information at any moment during the day. Secondly, it houses a vast collection of documents relating to good practice to assist you in composing your own quality related documents. Thanks to COACH, all your knowledge can be communicated to everyone in a way that is simple and easy to use.

qaelum dose scanner

Why COACH?

COACH makes it possible to create additional capacity in radiology department typically up to 1 or 2 FTE Our computer intelligence takes over the repetitive administrative work and lets radiology professionals commit themselves fully to their patients.

COACH is a Zero Footprint solution. No installation is needed on the customer site as you only need a web browser to access COACH. We take care of the rest.

Let your department enjoy the benefits that COACH brings. COACH allows that departmental practice on the floor is better understood and applied by having access to knowledge at any time. This should lead to a substantial productivity increase. Wasted time and numbers of errors are reduced, which in turn will improve efficiency.

COACH will guide you towards compliance with the European Directive (2013/59/Euratom) and with accreditation standards JCI, QMENTUM/NIAZ, HSO. Avoid doubling your work by answering the same questions in various standards, and let COACH convert your already completed answers to other available auditing schemes. Always be prepared for external audits by having a constant overview of problem areas within your department , centralize your knowledge, and make sure that everyone possesses latest protocols and information.

qaelum coach docter

Features

Structure knowledge

COACH centralizes all the available knowledge into a structure where every single document has its place. The opportunity to integrate completely with the hospital’s infrastructure allows COACH to extract knowledge from Document Management Systems and files. Your knowledge is available for everyone within your organisation, at any location, at any time.

qaelum coach feature structure

Communicate knowledge

Eliminate time-consuming searches for information. COACH preselects the correct documentation and shows you relevant information. Nurses, radiologists or radiographers don’t have to lose precious time in the search of role-specific information. COACH assists in managing the daily and administrative workflow, and provides the tools to keep your knowledge up to date.

qaelum coach feature communication

Quality assistance

Never be unprepared for upcoming audits. COACH allows you to get started easily when preparing for accreditation, certification or government compliance standards, by providing you access to questions from the main auditing schemes (JCI, Qmentum/NIAZ, HSO…).. Take the opportunity to internally audit your department, adding links within your answers to prove that the content is in order and be reassured with a continuing overview of your current audit and quality status.

qaelum coach feature quality

Preloaded content

COACH secures your department’s access to a library of “international best practice” from ACR, RCR, ESR, RANZCR. Be sure to find always the latest version of the documented evidence of the latest best practice. This library can assist in translating knowledge into procedures and to be prepared at best for upcoming audits.

Various flows of insights

COACH gains insight from various streams and can also integrate information from our other products. BASELINE, for radiology departments, our gap analysis product, provides an initial overview of problem areas. From to the results of BASELINE, we answer the questions in COACH for you, which allows you to start optimizing your problem areas. Qaelum’s product DOSE constantly measures parameters allowing to gauge whether you are compliant for the European Directive (2013/59/EURATOM) for management of patient radiation dose. Additionally, the utilization of your devices is constantly displayed in COACH via this integration.

qaelum coach feature flows

B-Quaadril

Medical imaging has accelerated the enormous progress in medicine and is currently standard daily clinical practice. The evaluation and optimization of quality within radiology lies at the intersection of precise diagnostics, technological progress and limitations of radiation burden for the patient.

protocol management 1B-QUAADRIL explained

To implement the requirements of the Council Directive 2013/59/Euratom, from September 1, 2019 onwards, clinical audits for radiology services that use X-ray applications are mandatory in Belgium. The Belgian Medical Imaging Platform (BELMIP) has prepared a handbook for clinical audits in radiology. This manual, the so-called B-QUAADRIL, is founded on criteria from the International Atomic Energy Agency (IAEA) that has been published before (Quality Improvement Quality Assurance Audit for Diagnostic Radiology Improvement and Learning - QUAADRIL). The main pillars in QUAADRIL are clinical management and infrastructure, patient-related and technical procedures, and education and research.

BELMIP converted QUAADRIL to B-QUAADRIL by selecting the elementary aspects most relevant for Belgian radiological services. These criteria were placed in order according to a range of categories and based on three levels of quality:

  • Level A: These standards are required by law or technical lAEA publication.
  • Level B: These standards are not mandatory, but are expected to be met by all radiological services that wish to attain the highest levels of quality.
  • Level C: These standards are perceived as supplementary rather than essential. In practice, they are relevant for educational and/or scientific research centres.

These sets of quality criteria will be used to test the specific working methods of a radiology department under scrutiny. If specific criteria are not met or partially met, an appropriate action plan should be set up. The time taken to complete such an action plan is directly related to the level. Shortcomings against level A – criteria must be met as soon as possible, whereas level B - criteria actions are ‘only’ strongly recommended. Actions related to level C – criteria will definitely improve the general working of the radiological department but are less urgent.

The implementation of B-QUAADRIL is gradual: from a self-evaluation phase, followed by an internal clinical audit to an external clinical audit. Criteria on how evaluation or audit teams should be composed is described in detail, for example, it may include internal evaluators from the radiological department, auditors from different departments within the same organization (e.g. nuclear imaging department) and external ‘peers’, respectively. Currently, the self-evaluation phase is already being carried out, meaning that all Belgian radiological services using ionizing radiation are expected to have started assessing their activities using the B-QUAADRIL manual.

BQUAADRIL2 3B-QUAADRIL solution

For many years QAELUM has gained great expertise in the field of quality compliance monitoring and management. We now proudly present B-QUAADRIL as a new application. Our B-QUAADRIL software will facilitate and guide you through the process of self-evaluating your radiological service. All criteria are placed in order and the status can be digitally and individually assigned following the B-QUAADRIL manual. The software allows the user to upload proofs (e.g. document, procedure) for each question facilitating the audit process at a later date. These documents can then, easily be found, if they are needed for external audit and (individual) time stamps are automatically stored when questions are answered. Unanswered questions are visualized differently thus giving a quick overview of the questions that still need addressing. An overview of progress (e.g. charts and diagrams) can be generated at each point in time and shortcomings can be addressed following an action plan. An action plan (per category) can be easily compiled in the software and, furthermore, priority levels can be assigned (using a tick box system).

Evaluating and auditing a radiological service is a continuous process rather than a ‘single-shot’. For example, the self-evaluation phase should be repeated at least every two years. A process that can be easily facilitated using the new B-QUAADRIL software. Each time a self-evaluation phase is finished, the results will be ‘frozen’ and stored, giving the user an opportunity to follow-up on trends (i.e. comparing to previous self-evaluation results).  It is important when evaluating/auditing departmental processes that improvement or progress can be expected. The B-QUAADRIL action plan allows specific criteria to be fulfilled, as it requires “tangible” actions, with timelines, to take place while self-evaluating and will use previous stored versions as a starting position.

B-QUAADRIL has the ability to automatically generate reports showing the individual response for each question, the progress while evaluating (overall and at specified levels), the action plan and predefined analytics. Finally, the COACH product allows the user to convert between B-QUAADRIL and other standards (e.g. Joint Commission International) highlighting similarities amongst the questions of the different standards. This feature will further reduce the workload for the quality managers!

In conclusion, B-QUAADRIL offers a helping hand to the whole Belgian radiological field. It is a manual used to evaluate and to optimize the quality within all radiological services using ionizing radiation. The use of software can help with the registration process and the follow-up of the necessary actions as suggested by FANC/AFCN (Belgian Federal Agency for Nuclear Control). QAELUM is offering a new software product specifically tailored to the B-QUAADRIL standard that will help radiological departments to get a “quick-start” with B-QUAADRIL (saving time and lowering workload), to easily follow-up and generate the required reports in the right format, and to further enhance health care quality.

 


 

De evolutie in de medische beeldvorming heeft een belangrijk effect gehad op de ontwikkelingen in de gezondheidszorg. Medische beeldvorming is dan ook momenteel standaard in de dagelijkse klinische praktijk. De evaluatie en de optimalisatie van kwaliteit binnen radiologie bevinden zich op het kruispunt van precieze diagnostiek en technologische vooruitgang waarbij de stralingsbelasting voor de patiënt steeds tot een minimum beperkt moet worden.

protocol management 1

Wat is B-QUAADRIL?

Sinds de implementatie van de Council Directive 2013/59/Euratom op 1 september 2019 jl. zijn in België klinische audits verplicht voor radiologiediensten die röntgentoepassingen gebruiken. Het Belgische Medical Imaging Platform (BELMIP) heeft dan ook een handboek opgesteld voor klinische audits in radiologie. Deze handleiding, de zogenaamde B-QUAADRIL, is gebaseerd op criteria van het International Atomic Energy Agency (IAEA) die eerder werden gepubliceerd (Quality Improvement Quality Assurance Audit for Diagnostic Radiology Improvement and Learning - QUAADRIL). Hoofdpijlers in QUAADRIL zijn klinisch beheer en infrastructuur, patiëntgerelateerde en technische procedures en onderwijs en onderzoek.

BELMIP heeft QUAADRIL vertaald naar B-QUAADRIL door te focussen op die aspecten die het meest relevant zijn voor de Belgische radiologische diensten. Deze criteria werden vervolgens opgedeeld in verschillende categorieën en drie kwaliteitsniveaus werden gedefinieerd:

  • Niveau A: Standaarden die beschreven werden in een wet of in een technische publicatie (bv. IAEA).
  • Niveau B: Standaarden die niet verplicht zijn, maar waarvan verwacht wordt dat ze behaald worden door radiologische diensten die kwaliteit hoog in het vaandel dragen.
  • Niveau C: Standaarden die eerder als aanvullend beschouwd worden (i.p.v. essentieel). In de praktijk zijn deze voornamelijk relevant voor educatieve en/of wetenschappelijke onderzoekscentra.

Deze kwaliteitscriteria zullen worden gebruikt om de specifieke werkwijze van een radiologie-afdeling te beoordelen. Indien niet (volledig) aan specifieke criteria wordt voldaan, moet een passend actieplan worden opgesteld. De urgentie van de desbetreffende actie wordt mede bepaald door het specifieke kwaliteitsniveau. Tekortkomingen ten opzichte van niveau A – standaarden moeten zo snel mogelijk opgelost worden, terwijl niveau B - acties alleen sterk worden aanbevolen. Acties gerelateerd aan niveau C - criteria zullen de algemene werking van de radiologische afdeling zeker verbeteren, maar zijn minder urgent.

De implementatie van B-QUAADRIL zal geleidelijk plaatsvinden: in eerste instantie een zelfevaluatie-fase, gevolgd door een fase met interne klinische audits en tot slot een fase met externe klinische audits. Criteria hoe evaluatie- of auditteams moeten worden samengesteld, werden gedetailleerd beschreven en kunnen respectievelijk als volgt samengevat worden: interne evaluatoren van de radiologie-afdeling zelf, auditors van verschillende afdelingen binnen dezelfde organisatie (bijvoorbeeld nucleaire afdeling) en externe ‘peers’. Op dit moment is de zelfevaluatiefase gestart, wat betekent dat alle Belgische radiologiediensten die werken met ioniserende straling worden verondersteld gestart te zijn met de evaluatie van hun activiteiten volgens de B-QUAADRIL-handleiding.

 

BQUAADRIL2 3

B-QUAADRIL software oplossing

Sinds vele jaren heeft QAELUM een sterke expertise opgebouwd op het gebied van kwaliteitscontrole en management in een radiologie-setting. Met trots presenteren we nu onze nieuwste applicatie: de B-QUAADRIL software. Deze nieuwe software zal u helpen en begeleiden bij het zelfevaluatie-proces van uw radiologiedienst. Alle criteria worden gecategoriseerd en kunnen digitaal en individueel worden beantwoord zoals de B-QUAADRIL procedure voorschrijft. Tevens kan de gebruiker als bewijs of antwoord op een vraag documenten of procedures uploaden. Het toevoegen van dergelijke bewijzen vergemakkelijkt later het interne/externe audit-proces (gezien er op dat moment niet meer naar de juiste documenten moet gezocht worden). Bovendien worden de tijdstippen opgeslagen wanneer een bepaalde vraag wordt beantwoord. Vragen die nog niet beantwoord zijn, worden anders gevisualiseerd zodat de nog te behandelen criteria snel in een overzicht kunnen worden voorgesteld. Verder kunnen voortgangsrapporten steeds worden gegenereerd en gevisualiseerd (bv. grafieken). Tekortkomingen dienen te worden aangepakt volgens een actieplan dat eenvoudig (per categorie) in de software kan worden opgesteld. Het vereiste prioriteitsniveau kan tot slot gemakkelijk worden aangeduid.

Het evalueren of auditen van een radiologische dienst is een continu proces en mag niet beschouwd worden als een momentopname. Zo moet de zelfevaluatie minstens elke twee jaren herhaald worden. In deze herhaling schuilt nog een ander voordeel van de B-QUAADRIL software. Na elke zelfevaluatie worden de resultaten vastgelegd (opgeslagen) waardoor nadien de gebruiker trends kan opvolgen (en de vergelijking trekken met eerdere zelfevaluatieresultaten). Belangrijk in het evaluatie/audit proces van een radiologie-afdeling is dat de nodige verbeteringen kunnen aangetoond worden. Het B-QUAADRIL actieplan (incl. timing) vereist zo concrete ‘acties’ zodat het aantal criteria waaraan voldaan wordt, kunnen toenemen.

Verder kunnen rapporten automatisch gegenereerd worden in de B-QUAADRIL software met de individuele antwoorden voor de criteria, de progressie van de evaluatie (algemeen en op specifiek niveau), het actieplan en analyseresultaten. Ten slotte maakt QAELUMs COACH-product het mogelijk om te converteren tussen B-QUAADRIL en andere normen (bv. Joint Commission International) gezien sommige vragen van de verschillende standaarden overeenstemmen. Dergelijke conversie kan de werkdruk bij kwaliteitsmanagers verder verminderen.

Samengevat kunnen we stellen dat B-QUAADRIL een helpende hand biedt aan al de actoren in het Belgische radiologieveld. Het is een handleiding die wordt gebruikt voor het evalueren en optimaliseren van de kwaliteit binnen alle radiologische diensten die werken met ioniserende straling. Het gebruik van software kan helpen bij het registratieproces en de opvolging van de nodige acties zoals reeds voorgesteld door FANC / AFCN (Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle). QAELUM biedt een nieuw softwareproduct aan dat specifiek op maat is gemaakt voor de B-QUAADRIL-standaard en dat radiologie-afdelingen helpt om snel te kunnen starten met de implementatie van B-QUAADRIL (tijdwinst, verlaging van werkdruk), de follow-up en het genereren van de vereiste rapporten in het juiste formaat, en tot slot, om de kwaliteit van de gezondheidszorg verder te verbeteren.

Publications

Schillebeeckx J, Van Herpe T, Ilcheva N, Fitousi N, Jacobs J. “Can newer IT-developments including artificial intelligence (AI) help to improve quality in radiology?”, European Congress of Radiology, ECR 2019, 27 February - 3 March 2019, Vienna, Austria.

Ilcheva N, Miniati F, Fitousi N, Schillebeeckx J, Jacobs J. “How can a digital platform for clinical audits reduce the burden of constant quality evaluation in a radiology department?”, European Congress of Radiology, ECR 2018, 28 February - 4 March 2018, Vienna, Austria.

Ilcheva N, Fitousi N, Schillebeeckx JP, 1 Jacobs J. “How can a dose management platform address the challenge of constant quality evaluation and optimisation in a radiology department”, IPEM conference on Dose Management in Radiological Practice, 4 th October 2017, Birmingham, UK.

Qaelum respects your data privacy. Why cookies? Simply because they are used to help the website function, to improve your browser experience. Click 'I understand' to accept cookies and go directly to the site or click 'More information'.

I understand